Jak zautomatyzować obsługę e-Doręczeń w firmie?
E-Doręczenia to system elektronicznej wymiany korespondencji, który zastępuje tradycyjne listy polecone i zapewnia bezpieczną komunikację między firmami, administracją publiczną i obywatelami. Usługa ta gwarantuje pełną zgodność z prawem oraz pozwala na skuteczne zarządzanie oficjalną korespondencją w formie cyfrowej.
Każdy podmiot może wybrać dostawcę usługi e-Doręczeń – może to być operator publiczny, np. Poczta Polska (rządowy dostawca usługi), lub komercyjny, np. Certum. Wybór dostawcy wpływa na sposób wdrożenia i dostępne funkcje, ale w każdym przypadku użytkownik zyskuje możliwość bezpiecznego wysyłania i odbierania urzędowych wiadomości drogą elektroniczną.
Integracja skrzynki e-Doręczeń z systemu Comarch DMS dostępna jest dla użytkowników posiadających licencje w wersji Premium. Połączenie tych dwóch narzędzi pozwala na automatyzację obsługi korespondencji, oszczędność czasu oraz zapewnienie pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów w organizacji.
Korzyści płynące z integracji systemu Comarch DMS Premium z usługą
e-Doręczeń
1. Automatyczne pobieranie wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń
Comarch DMS umożliwia automatyczne pobieranie wiadomości wraz z załącznikami z usługi e-Doręczenia za pomocą dedykowanego punktu ACD o nazwie „Import dokumentów ze skrzynki e-Doręczenia” Funkcja ta eliminuje konieczność ręcznego pobierania i przetwarzania wiadomości. Uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym, mają jedynie wskazani pracownicy.
W oknie importu dla wygody użytkownika dostępna jest opcja „pokaż wiadomości zapisane w DMS” – jeśli ten parametr jest zaznaczony, wówczas wyświetlane są również wiadomości, które zostały już zarejestrowane w Comarch DMS – takie dokumenty są wyszarzone na liście wiadomości widocznej w oknie.
Uwaga! Pobranie wiadomości z usługi e-Doręczenia jest równoznaczne z doręczeniem wiadomości i wystawieniem stosownych dowodów.
Z poziomu systemu Comarch DMS użytkownik może również w łatwy sposób pobrać dowody techniczne w formacie pliku zip.
2. Centralizacja zarządzania korespondencją
Dzięki integracji, wszystkie wiadomości z e-Doręczeń są gromadzone w jednym miejscu w systemie Comarch DMS. Ułatwia to dostęp do korespondencji, zapewnia porządek oraz umożliwia szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów.
3. Automatyzacja procesów obiegu dokumentów
Po zaimportowaniu wiadomości z e-Doręczeń, system automatycznie inicjuje zdefiniowane procesy obiegu dokumentów. Może to obejmować przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób lub działów, akceptację, archiwizację czy inne działania zgodne z procedurami firmy.
4. Wysyłanie wiadomości przez e-Doręczenia
W wersji 2024.2.0 systemu Comarch DMS w wersji Premium wprowadzono możliwość wysyłania wiadomości wraz z załącznikami do usługi e-Doręczenia. Funkcja ta pozwala na bezpośrednie nadawanie korespondencji z poziomu systemu DMS, co usprawnia komunikację i zapewnia zgodność z obowiązującymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów (aktualnie w Comarch DMS nie ma możliwości pobrania potwierdzenia wysyłki, należy je pobrać samodzielnie wprost z usługi e-Doręczenia).
Przeczytaj więcej o możliwościach Comarch DMS:
