Case study: Urmik

O firmie URMIK

Firma URMIK powstała w 1996 roku oferując maszyny, meble i architekturę ogrodową oraz usługi: zakładanie, utrzymanie terenów zieleni, wypożyczalnię sprzętu ogrodniczego. Wraz z rozwojem postępowała również specjalizacja firmy, która od 2002 roku zajmuje się wyłączenie sprzedażą oraz serwisem mechanicznych narzędzi służących do pielęgnacji ogrodów, parków czy boisk. Od wstąpieniem Polski do Unii Europejskiej w 2004 roku firma nawiązała kontakty z europejskimi producentami maszyn, czego efektem jest stała współpraca i import specjalistycznych urządzeń ogrodniczych, komunalnych i rolniczych z Włoch, Czech, Niemiec i Anglii..

Wyzwania – sytuacja wyjściowa

URMIK w zakresie obszaru ERP pracował na systemie Comarch ERP Optima. W ramach obszaru sprzedaży ważnym elementem są usługi serwisowe, które obejmują gwarancje, reklamacje, naprawy serwisowe i przeglądy.

Serwis posprzedażowy jest usługa mobilną, realizowana w terenie. Moduł Comarch ERP Optima Serwis nie wspierał mobilnego serwisu, skupiając się tylko na obsłudze zleceń serwisowych w biurze.

Celem było kompleksowe wsparcie mobilnego serwisu w ścisłej integracji z systemem Comarch ERP Optima. Rozwiązaniem okazało się autorskie rozwiązanie firmy Computer Center – CC Serwis.
Serwis jest elementem systemu CC ERP WEB który wspiera system Comarch ERP Optima w takich obszarach jak WMS, ofertowanie, produkcja oraz serwis.

CC Serwis jako aplikacja mobilna, z pełną responsywnością pozwalana na pracę z każdego urządzenia mobilnego w terenie. Aplikacja musiała być w pełni bezpieczna. Każdy użytkownik miał mieć swoje konto z odpowiednimi uprawnieniami. Dzięki elastyczności aplikacji, jej administrator miał decydować o uprawnianiach swoich pracowników.

Sytuacja biznesowa przed wprowadzeniem systemu:

• Brak mobilnej obsługi serwisu,
• Brak kontroli serwisantów w terenie,
• Brak powiązania zleceń serwisowych z planowaniem wizyt,

Przebieg wdrożenia i korzyści

Firma URMIK zleciła analizę która na bazie standardowego modułu CC Serwis oraz dedykowanych modyfikacji miała przygotować docelowe narzędzie wspierające obsługę mobilnego serwisu w terenie. Rozpoczęta analiza w 2021 zakończyła się wdrożeniem docelowego systemu w 2022 roku.
Cele stawiane przez docelowym systemem.

Określone cele wymusiły następującą funkcjonalność:

• Wsparcie zarządzania zleceniami serwisowymi.
• Administrator wprowadza dane o pracownikach i zleceniach serwisowych. Dane kontrahentów (klientów) pobierane są z Optimy (musi być uzupełniony mail i telefon).
• Kierownik/administrator wprowadza serwisantom do grafiku harmonogram zleceń.
• Serwisant widzi swój grafik i harmonogram prac.
• Praca Serwisanta jest rejestrowana w systemie z wykorzystaniem kodów kreskowych (start, stop)
• Po zakończeniu prac nad zleceniem następuje zmiana statusu na zakończone oraz wysłanie mail do klienta.
• Administrator/kierownik widzi dane analityczne wynikające z rejestracji RCP (start stop). Czas wykonania zlecenia zlicza się sam. Pozostałe dane wprowadza administrator/serwisant (np. koszt).
• Aplikacja integruje się ze zleceniami serwisowymi w Optimie, Pobierane są również dane o kontrahentach.

Ponadto dla klientów został udostępniony link na stronę www do aplikacji webowej. Pod tym linkiem klient wpisując ostatnie 3 cyfry swojego nr tel oraz nr zlecenia może sprawdzić aktualny status naprawy.

Korzyści jakie za sobą niesie wdrożenie oprogramowania to:

• lepsze planowanie pracy serwisantów przez kierownika
• informowanie klientów np. SMS, że urządzenie jest gotowe i możliwe do odbioru
• podawanie klientom informacji o cenie usługi serwisowej
• samodzielna weryfikacja przez klienta statusu swojego zlecenia serwisowego
  informowanie o wskazanych pracach cyklicznych np. przeglądach, wymianach wyeksploatowanych części itp.

Okiem Klienta

„Rozwiązanie CC Serwis wydatnie poprawiło zarządzanie procesem obsługi serwisu w naszej firmie. Współpraca z Computer Center przebiegała sprawnie. Jesteśmy niezmiernie zadowoleni z podjętej decyzji o wdrożeniu systemu CC Serwis przez firmę Computer Center. Pozwoliło nam wydatnie zwiększyć możliwości systemu Comarch ERP Optima i uzyskać przewagę konkurencyjną nad innymi firmami. Jesteśmy bardzo zadowoleni z użytkowanego systemu CC Serwis, który na bieżąco może być rozwijany i dopasowywany do naszych zmieniających się oczekiwań i wyzwań.”

Krzysztof Urbanik
Prezes Zarządu

Wdrożone moduły CC ERP WEB
▪ CC Serwis