e-Doręczenia: Nowoczesna komunikacja z administracją publiczną
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa cyfrowa, która umożliwia elektroniczne przesyłanie dokumentów z mocą prawną równoważną tradycyjnym listom poleconym. Dzięki niej administracja publiczna, przedsiębiorcy i obywatele mogą realizować formalności szybciej, taniej i w bardziej ekologiczny sposób.
Usługa e-Doręczeń opiera się na dedykowanych skrzynkach elektronicznych, które umożliwiają wysyłanie i odbieranie korespondencji z urzędami, firmami oraz osobami fizycznymi. Każda przesyłka jest opatrzona urzędowym poświadczeniem doręczenia (UPD), co gwarantuje pewność i bezpieczeństwo komunikacji. Dzięki temu nadawca ma pewność, że jego wiadomość dotarła do adresata, a odbiorca może być pewny autentyczności otrzymanej korespondencji.
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
Od 01.01.2025 r. – Organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego oraz ZUS, KRUS, NFZ oraz urzędy kontroli państwa. Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy i restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz.
Od 01.04.2025 r. – Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.10.2024 r.
Od 01.10.2026 r. – Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień 31.12.2024 r.
Od 01.10.2029 r. – Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Cechy i struktura adresu do doręczeń elektronicznych
Adres do doręczeń elektronicznych jest nadawany wyłącznie przez ministra właściwego ds. informatyzacji i stanowi warunek konieczny do korzystania z usługi doręczeń elektronicznych. Adres do doręczeń musi być:
– Unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata lub nadawcy.
– Przechowywany w Bazie Adresów Elektronicznych.
– Każdy podmiot posiada jeden przypisany adres do doręczeń. (Wyjątek: Przedsiębiorcy oraz określone grupy zawodowe, takie jak adwokaci, notariusze i radcy prawni, mogą posiadać dodatkowy adres do celów prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu lub czynności służbowych).
Struktura przykładowego adresu do doręczeń:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
– AE – identyfikator adresu elektronicznego
– PL – kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166
– X – cyfra
– Y – litera
– ZZ – cyfry oznaczające sumę kontrolną
Gdzie założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Usługę e-Doręczeń można założyć:
- u publicznego dostawcy – skrzynka jest bezpłatna, przeznaczona jest głównie dla podmiotów publicznych (urzędów, sądów, administracji) oraz dla przedsiębiorców i obywateli, którzy chcą korzystać z e-Doręczeń w komunikacji z administracją. Wniosek o adres do e-Doręczeń można złożyć na Biznes.gov.pl
- u komercyjnego dostawcy niepublicznego – może być używana przez firmy i organizacje do e-Doręczeń w kontaktach zarówno z administracją publiczną (wersja bezpłatna), jak i z innymi podmiotami biznesowymi (usługa wymaga dodatkowych opłat) Taki rodzaj skrzynki dostarcza m.in Asseco Data Systems S.A. pod nazwą e-Doręczenia Certum.
