KSeF – jak się przygotować?

KSeF w pigułce.

Chcemy Państwa poinformować o niezbędnych narzędziach jakie trzeba przygotować do wysyłania i odbierania faktur z KSeF. Korzystanie z KSeF jest aktualnie dobrowolne. Przedsiębiorca decyduje czy chce wystawić fakturę elektronicznie z wykorzystaniem rządowego systemu, czy też pozostać przy własnych metodach wystawiania dokumentu sprzedaży. Obecnie trwa pierwszy etap (dobrowolny) wprowadzania KSeF.
Należy pamiętać, że Ministerstwo Finansów podjęło decyzję, zgodnie z którą system stał się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od 1 lipca 2024 r. KSeF został uznany za obligatoryjne narzędzie do elektronicznego fakturowania (z wyjątkiem podatników wyłączonych podmiotowo z VAT, dla których termin ten został ustanowiony na 1 stycznia 2025 r.). Warto więc zainteresować się nim już teraz.
Ponadto ustawodawca przewidział, że faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

W toku prac nad nowymi przepisami pojawił się również zapis, że w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenie jej do systemu następnego dnia.

Uwierzytalnianie w KSeF.

Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia się:
•kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
•kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (KPE), lub
•profilem zaufanym (podpisem zaufanym) i
•wygenerowanym przez KSeF ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień (tzw. token)

Po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego, zgłoszonego przez ZAW-FA, o którym mowa powyżej – dodatkowo potrzebna jest weryfikacja posiadanych uprawnień.

Pieczęć kwalifikowana a KSeF.

W niektórych przypadkach wymaganą metodą uwierzytelniania w KSeF może okazać się Pieczęć kwalifikowana. Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, np. jest firmą, może uwierzytelnić się w systemie KSeF podczas zakładania konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli jej nie posiada, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna posłuży również do uproszczenia procesu nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez osoby prawne kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. Firma Computer Center świadczy usługę wystawiania podpisów elektronicznych oraz pieczęci kwalifikowanych zobacz tutaj.

System zgodny z KSeF

Należy już teraz zadbać o to aby system do fakturowania był przygotowany do współpracy z KSeF.Przypominamy sie że wszystkie systemy Comarch ERP są już przystosowane do współpracy z KSeF.

Zapraszamy do kontaktu z naszą firmą!

Źródła
Informacje o KSeF (podatki.gov.pl)
Materiały Comarch o KSeF (https://www.comarch.pl/erp/ksef/)