Dlaczego Twoja firma powinna mieć system do Ewidencji Środków Trwałych?

W prowadzeniu firmy wiele zależy od precyzyjnego zarządzania. Jednym z kluczowych aspektów jest właściwa ewidencja środków trwałych. Warto wiedzieć, że nie dotyczy to tylko dużych przedsiębiorstw. Nawet małe firmy oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny zadbać o to, by środki trwałe były właściwie udokumentowane. Dlatego też zdecydowanie warto rozważyć posiadanie dedykowanej aplikacji do ewidencji środków trwałych.

Czym są środki trwałe?

Środki trwałe to składniki majątku, które podlegają procesowi amortyzacji. W praktyce mogą to być budynki, maszyny, urządzenia, samochody czy inne przedmioty wykorzystywane w działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok. Dla przedsiębiorcy prowadzącego firmę oznacza to, że konieczne jest ich prawidłowe śledzenie i rejestrowanie. Systemy Comarch ERP pozwalają na ewidencję i obsługę zarówno środków trwałych jak i wartości niematerialnych i prawnych.  

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych?

Ewidencję środków trwałych muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które prowadzą księgi. Warto zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy różnych rodzajów przedsiębiorców, niezależnie od formy opodatkowania.
Od 2025 roku czynni podatnicy VAT prowadzący księgi, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązani prowadzić je już przy użyciu programów komputerowych i wysyłać wskazane pliki co miesiąc lub kwartał do organów podatkowych.
Od 2026 roku ten obowiązek obejmie także podatników niebędących VAT-owcami.

Jakie elementy musi zawierać ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać wiele istotnych informacji, takich jak data nabycia, data przyjęcia do użytkowania, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, kwoty odpisów amortyzacyjnych za kolejne lata, aktualizowane dane oraz wiele innych. To skomplikowane zadanie, które jednak można znacznie ułatwić za pomocą dedykowanej aplikacji.

Podatnicy prowadzący ewidencję środków trwałych muszą zadbać, aby odpowiadała ona wymogom formalnym, zgodnie z art. 22n ustawy o PIT. Zgodnie z przywołanym przepisem ewidencja środków trwałych powinna zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także wówczas, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Dlaczego warto inwestować w aplikację do ewidencji środków trwałych?

1. Precyzja i dokładność: Aplikacja pozwoli uniknąć błędów przy wprowadzaniu danych, co jest kluczowe w celu uniknięcia problemów podczas ewentualnych kontroli podatkowych.
2. Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu ewidencji pozwoli zaoszczędzić cenny czas, który można przeznaczyć na rozwijanie firmy.
3. Zgodność z przepisami: Aplikacje są zazwyczaj dostosowane do obowiązujących przepisów podatkowych, co pozwala uniknąć nieporozumień z organami podatkowymi.
4. Dostępność: Dzięki aplikacji można mieć dostęp do ewidencji środków trwałych z dowolnego miejsca, co ułatwia zarządzanie firmą, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców mobilnych.
5. Szybka analiza danych: Aplikacje pozwalają na generowanie raportów i analizę danych, co może być niezwykle przydatne w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Podsumowując, ewidencja środków trwałych jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Warto inwestować w dedykowaną aplikację, która ułatwi i usprawni ten proces, zapewniając precyzję, zgodność z przepisami oraz oszczędność czasu. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że masz wszystko pod kontrolą.

Systemy Comarch ERP Optima oraz XL posiadają wyspecjalizowane moduły do obsługi środków trwałych.

Zapraszamy do kontaktu w celu rozbudowy swojego systemu ERP.